Zásady ochrany osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Společnost EMSAN s.r.o., IČ: 26939185, se sídlem: Pod Zámečkem 3638, Frýdek, 738 01 Frýdek-Místek, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C, vložka 31501 (dále jen „EMSAN“ nebo „společnost EMSAN“), jakožto správce osobních údajů, si Vás tímto, jako tzv. subjekty údajů, dovoluje informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany společnosti EMSAN, včetně rozsahu Vašich práv souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů ze strany společnosti EMSAN.

Jaké osobní údaje o Vás společnost EMSAN zpracovává?

Společnost EMSAN zpracovává v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „Nařízení“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů osobní údaje, které společnosti EMSAN poskytujete v souvislosti s nákupem zboží či využíváním služeb (např. v rámci objednávky zboží v e-shopu či při reklamaci zboží prostřednictvím call centra). Jedná se o tyto osobní údaje:

• identifikační údaje
  • jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, a dále identifikační číslo (IČ) a daňové identifikační číslo (DIČ)
• kontaktní údaje
  • telefon, e-mail a doručovací, fakturační či jiná kontaktní adresa
• údaje o objednávkách
  • údaje o objednaném zboží a službách, údaje o platbách a doručení, informace o reklamacích
• údaje o Vašem nastavení
  • údaje o Vašem uživatelském účtu a jeho prostřednictvím sdělených dodatečných informací, nastavení newsletterů
• údaje o chování na internetových stránkách
  • zejména informace o zboží a službách, které si zobrazujete, údaje o zařízení, ze kterého si prohlížíte, jako je IP adresa a z ní odvozená poloha, identifikace zařízení, jeho technické parametry jako operační systém a jeho verze, použitý prohlížeč a jeho verze a také údaje získané ze souborů cookies a obdobných technologií pro identifikaci zařízení
• odvozené údaje
  • jedná se o osobní údaje získané analýzou a zpracováním ostatních osobních údajů (například nákupní preference)
• údaje související s využitím call centra
  • záznamy či informace o telefonních hovorech s call centrem a záznamy zasílaných zpráv, další informace obsažené v těchto hovorech a zprávách

Společnost EMSAN zpracovává tyto osobní údaje pouze v souladu s níže uvedenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelů.

K jakým účelům a na základě jakých právních titulů společnost EMSAN Vaše osobní údaje zpracovává?

Zpracování osobních údajů v souvislosti s koupí zboží v e-shopu

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely uzavření kupní smlouvy a její následnou realizaci, dodání objednaného zboží a také z důvodu plnění zákonných povinností. V souvislosti s nákupem zboží na stránkách společnosti EMSAN mohou být Vaše osobní údaje zpracovávány také s ohledem na níže uvedené oprávněné zájmy společnosti EMSAN.

V případě tvorby objednávky a následného plnění smluvního vztahu, společnost EMSAN shromažďuje a zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu – jméno, příjmení, sídlo, doručovací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, údaje o objednávce a identifikační číslo (IČ) a daňové identifikační číslo (DIČ). Sdělení těchto osobních údajů je základním předpokladem pro uzavření nebo změnu kupní smlouvy, komunikaci v rámci objednávky, jejího doručení nebo vyřízení případné reklamace, přičemž poskytnutí osobních údajů slouží primárně k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci a dále k Vašemu kontaktování za výše uvedenými účely.

V případě nákupu zboží na stránkách společnosti EMSAN, je společnost EMSAN povinna zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávce také pro účely plnění svých zákonných povinností. Jedná se zejména o zákonné povinnosti vyplývající ze:

• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

případně dalších zákonů, a dále v souvislosti s kontrolami orgánu veřejné moci na základě těchto zákonů.

Společnost EMSAN dále v souvislosti s provedeným nákupem v e-shopu zpracovává Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o provedené objednávce s ohledem na své oprávněné zájmy, spočívající zejména v ochraně právních nároků společnosti EMSAN a kontrole řádného plnění smlouvy a řádného poskytování služeb. Dále jsou Vaše osobní údaje na základě oprávněných zájmů společnosti EMSAN zpracovávány pro účely zlepšování a přizpůsobování služeb, úprav e-shopu a jeho nabídky, testování nových funkcí a zjišťování vaší spokojenosti s nákupem.

Na základě oprávněného zájmu společnosti EMSAN můžete být i bez Vašeho předchozího souhlasu, pokud jste toto neodmítli, oslovování s dalšími nabídkami zboží a služeb, a to i s personalizovanými, pokud tyto nabídky souvisí s již provedenými nákupy na e-shopu. Tyto nabídky mohou být prováděny e-mailem, telefonicky nebo jiným vhodným způsobem.

Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s péči o zákazníky

Toto zpracování osobních údajů často navazuje na zpracování v souvislosti s koupí zboží v e-shopu. Pokud se na nás obrátíte s problémem, stížností či reklamací, budeme Vaše osobní údaje (identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách, údaje související s využitím call centra) zpracovávat za účelem jejich vyřízení, a dále na základě našich oprávněných zájmů za účelem případné reakce na tyto problémy, stížnosti či reklamace, úpravy našich procesů, e-shopu a nabízených produktů a zlepšení našich služeb.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením uživatelského účtu 

Pokud si vytvoříte účet na webu společnosti EMSAN zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, Vaše nastavení a údaje o Vašich objednávkách (pokud u nás později nakoupíte), na základě plnění smlouvy, abychom mohli vést Váš uživatelský účet. Smlouva, o kterou se naše zpracování opírá, vzniká vytvořením Vašeho účtu. Pro tento účel osobní údaje zpracováváme po dobu existence Vašeho účtu, který můžete kdykoli smazat.

Pokud máte na webu společnosti EMSAN založený uživatelský účet, můžeme v jeho souvislosti zpracovávat Vaše osobní údaje také na základě oprávněného zájmu. Na tomto základě můžeme zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o nastavení, údaje o objednávkách či údaje o chování na webu za účelem zlepšování našich služeb, jak rovněž můžete být i bez Vašeho předchozího souhlasu předmětem nepersonalizovaných nabídek a reklamy na internetových stránkách společnosti EMSAN.

Zpracování osobních údajů v souvislosti se zasíláním newsletterů

V případě, že zaregistrujete Vaši e-mailovou adresu k odběru newsletterů, společnost EMSAN bude zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu – e-mailová adresa, a to na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů za účelem zasílání nabídkových e-mailů a dalších obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Vaše osobní údaje společnost EMSAN začne zpracovávat až poté, kdy zaregistrujete Vaši e-mailovou adresu k odběru newsletterů na webu společnosti EMSAN.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s návštěvou webu společnosti EMSAN

Pokud navštívíte web společnosti EMSAN, do Vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Podrobné informace ke zpracování cookies naleznete v Zásadách používání cookies.

Na základě Vaší návštěvy webu společnosti EMSAN, můžeme zpracovávat i další údaje o chování na internetových stránkách, a to na základě oprávněného zájmu, kdy tímto oprávněným zájmem je zlepšování služeb společnosti EMSAN, související vytváření statistik a přehledů, testování nových funkcí a předcházení útoků na náš web a ohrožení jeho funkčnosti i bezpečnosti Vašich dat. Údaje o chování na internetových stránkách mohou být užívány také k vytváření personalizovaných nabídek a reklamy.

Zpracování na základě Vašeho souhlasu

Pokud dáte společnosti EMSAN souhlas se zpracováním osobních údajů, bude Vaše osobní údaje zpracovávat také k účelům uvedeným v tomto souhlasu.

Po jakou dobu Vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje jsou v prvé řadě zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu mezi Vámi a společností EMSAN, tj. po dobu možnosti výkonu práv a povinností z tohoto smluvního vztahu, tj. zejména po dobu trvání promlčecí doby a přiměřenou dobu po ní pro případ, že by jakýkoli nárok byl uplatněn po konci promlčecí doby.

Dále upozorňujeme, že osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služeb, resp. pro splnění všech povinností společnosti EMSAN, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi (např. u daňových dokladů je dle § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, touto dobou doba nejméně 10 let).

V případě, že osobní údaje zpracováváme pro účely zasílání newsletterů na základě Vašeho přihlášení k jejich odběru, jsou tyto osobní údaje zpracovávány do doby odhlášení Vašeho e-mailu z přijímání těchto newletterů, a to prostřednictvím odkazu uvedeného v zasílaných e-mailech nebo jiným odvoláním souhlasu se zasíláním newsletterů.

Údaje získané prostřednictvím uživatelského účtu či jiným obdobným způsobem, zpracováváme po dobu využívání našich služeb a dále obvykle 3 let po jeho zrušení. Následně po zrušení uživatelského účtu jsou obvykle ukládány po přiměřenou dobu pouze základní identifikační údaje a údaj o tom, z jakého důvodu byl uživatelský účet zrušen, či údaje tvořící součást provozních záloh.

Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu společnosti EMSAN jsou zpracovávány po přiměřenou dobu, kdy trvá náš výše specifikovaný oprávněný zájem.

Informace a nahrávky telefonních hovorů z call centra a jiné záznamy komunikace jsou uchovávány po krátkou dobu, nejdéle však po dobu 1 roku, ledaže pro nás bude z důvodu oprávněného zájmu nezbytné uchovat si nahrávky po delší dobu (např. při podezření ze zneužití údajů, z podvodu apod.)

Cookies na webu zpracováváme po dobu uvedenou v Zásadách používání cookies.

V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu uvedenou v tomto souhlasu, případně do jeho odvolání, nastane-li před dobou, na kterou byl souhlas udělen.

Kdo všechno bude mít k Vašim osobním údajům přístup?

Předávání osobních údajů v souvislosti s doručováním zboží

Aby Vám společnost EMSAN mohla zboží doručit, využívá společnost EMSAN služeb přepravních společností. Těmto přepravním společnostem jsou předávány Vaše identifikační a kontaktní údaje.

Společnost EMSAN využívá následující přepravní společnosti:

• PPL CZ s.r.o., Česká pošta, s.p.

Třetí osoby jsou zapojeny také do zpracování cookies. Bližší informace k tomuto zpracování jsou obsaženy v Zásadách používání cookies.

Společnost EMSAN v souvislostí se svou činností dále spolupracuje a předává osobní údaje těmto subjektům, které se podílejí na provozu jejího informačního systému, vedení účetnictví či dalších aspektech její činnosti. Konkrétní spolupracující subjekty, jimž jsou Vaše osobní údaje předávány společnost EMSAN poskytne na Vaši žádost.

Předávání údajů mimo EU

Vaše osobní údaje společnost EMSAN může v některých případech předávat také do zemí, kterou nejsou součástí Evropského hospodářského prostoru, a to v souvislosti s využíváním služeb některých zahraničních společností (Google, Facebook). Společnost EMSAN osobní údaje předává vždy jen společnostem, které se zavázali důsledně chránit Vaše osobní údaje, a to výhradně ze Spojených států. I přes to Vás musíme upozornit, že USA jsou zemí, která dle neposkytuje adekvátní úroveň ochrany osobních údajů; z toho mimo jiné vyplývá, že vládní agentury v USA mohou být oprávněny k přístupu k Vašim osobním údajům, aniž by byly k dispozici účinné opravné prostředky.

Jaká máte práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů ze strany společnosti EMSAN?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte vůči společnosti EMSAN určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup – na základě tohoto práva máte právo vědět, jaké údaje jsou o Vás zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou Vaše osobní údaje získávány, komu jsou předávány, kdo je mimo společnost EMSAN zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. Přestože by veškeré informace měly být součástí těchto informací (případně jiných dokumentů, na které tyto informace odkazují), můžete se v případě nejasností na společnost EMSAN s žádostí o další informace obrátit.

Právo na opravu – v případě, kdy zjistíte, že osobní údaje, které o Vás společnost EMSAN zpracovává, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny, popřípadě doplněny.

Právo na výmaz – v některých případech máte právo, aby byly Vaše osobní údaje vymazány. Vaše osobní údaje budou bez zbytečného odkladu vymazány, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly zpracovávány,
• odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný a zároveň neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje je možné nadále zpracovávat,
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže bod Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě oprávněných zájmů společnosti EMSAN a je shledáno, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, neexistují nebo
• se domníváte, že zpracování osobních údajů prováděné společností EMSAN přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění právní povinnosti společnosti EMSAN nebo určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování – v některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů společnost EMSAN omezí, pokud:

• popíráte přesnost osobních údajů, než je zjištěno, jaké údaje jsou správné,
• Vaše osobní údaje jsou zpracovávány bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co je možné zpracovávat), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste v budoucnu takové údaje společnosti EMSAN stejně poskytli),
• Vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro shora uvedené účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v bodě Právo vznést námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou je šetřeno, je-li Vaše námitka oprávněná, je společnost EMSAN povinna zpracování Vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost – máte právo získat od společnosti EMSAN všechny osobní údaje, které jste mu poskytli a které jsou zpracovávány na základě Vašeho souhlasu. Vaše osobní údaje Vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Aby bylo možné na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování – máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu společnosti EMSAN. Osobní údaje poté společnost EMSAN přestane zpracovávat, ledaže zde budou závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování pokračovala. Společnost EMSAN na základě námitky vždy přestane Vaše osobní údaje zpracovávat pro účely přímého marketingu.

Právo podat stížnost – kdykoli se můžete v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů obrátit se stížností na dozorový úřad, jimž je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz.

Jak můžete společnost EMSAN kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu ke zpracování Vašich osobních údajů či uplatnění výše uvedených práv se můžete obrátit na společnost EMSAN písemně na adrese Pod Zámečkem 3638, Frýdek, 738 01 Frýdek-Místek či na tel. č. +420722511111 nebo e-mailové adrese info@emsan.cz